1、公文——指在公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式
2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作
3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位（转）发给公司的公文
4、内部公文——指在公司内部使用的公文
5、上行文——是指各部门向上级或公司董事会请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文
6、请示——是下级向上级单位或部门经理请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文
7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文
8、下行文——是公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件
9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件
1、存档保管分工：
2、存档保管方式：书面公文资料应编号装订存档
公文管理办法
第一章 总则
第一条 为规范公司公文管理，提高办公效率，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保公司各项政策方针及工作指示等及时上传下达和跟进落实，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司所有公文。
第二章 公文定义
第三条 有关公文的定义
1、公文——指在公司经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。
2、公文处理——指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3、外来公文——指政府部门、行业协会等外单位（转）发给公司的公文。
4、内部公文——指在公司内部使用的公文，包括公司下发的规章制度、计划总结报告、会议纪要、通知、请示、通报、条例、决定和阶段性规定等。
5、上行文——是指各部门向上级或公司董事会请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。
6、请示——是下级向上级单位或部门经理请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某事项时使用的请求性上行公文。
7、报告——是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
8、下行文——是公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
9、平行文——是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函、单”。
第三章 组织体系及职责分工
第四条 综合管理部为公司公文的归口管理部门。
A.负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告；
B.负责处理所有以公司名义上报、下发的公文文件的归口管理；
C.负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件及公司下发的规章制度、工作指令等文件；
D.负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作；
E.对公司各部门的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的单位、人员进行处罚；
第五条 发文资格
A.公司对外发文只限于综合管理部，其它部门如需以“公司名义”发文，须报至综合管理部统一编号，办理发文相关手续；
B.以“公司名义”对内行文，应将发文文件与呈文批笺一并经分管副总审核、行政副总审批后，报综合管理部统一编号及发文格式，呈报总经理签发；
C.以“部门名义”对内发文或对外发文，需报分管副总、行政副总、总经理后方可下发。各部门所有发文文件必须按公司规定统一编号，并留档备案。
第六条 发文效力
公文对接收对象具备约束力，对非接收对象不具备效力，但非接收对象必须对该公文在接收对象的执行、落实时给予支持。
第四章 公文分类
第七条 公文按文种分为正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、制度规定等）和非正式公文（包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、催办通知单、临时授权委托书、请示、报告、申请等）。
第八条 公文使用
A.对内部各种重要事项做出决定和对重大行动做出安排，用“决定”文种。
B.对内部公布制度、办法以及其它需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等，用“通知”。
C.表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况，用“通报”。
D.由公司或各单位制订、批准，规定某些事项的工作流程、注意事项及相关部门职责、职权的规章制度文件用“管理办法”、“条例”。
E.对工作和事务制订带有约束性的指示用“规定”。
F.年（半）度总结计划会、季度经营分析会、总经理办公会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、决议事项和工作指示等，用“会议纪要”。
G.向上级领导请求指示、批准或汇报工作时，用“请示”或“报告”文种；同一级别请求批准事项时，可用“申请”。
H.平行部门间联系业务或知照相关方时，用“工作联络函”。
I.综合管理部催办、督办各部门工作时，用“催办通知单”。
第五章 公文的格式
第九条 正式公文（包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等）格式由文头、行文、文尾三部分组成，一般包括秘密等级、紧急程度、发文单位、发文编号、签发人、标题、正文、附件、成文日期、发送范围等组成部分。具体格式以附件公文模版为准。
第十条 公文文头标识——以“公司名义”对外单位发文或对内发文统一用“XXXXXXXX公司（公司全称）”
第十一条 公文编号
a.公文编号由发文单位代字或文件性质、年份和序号组成。
b.公司级文件公文编号由综合管理部进行文字校对并统一编号，同时填写《发文登记表》。
c.部门名义发布的文件由部门内部指定专人进行文字校对，并按本部门文件管理规则编号。
d.公司公文的发文编号分三种：
a）规章制度、管理办法、条例、规定的发布适用“XXXX〔年度〕第※号（当年顺序号）”；
b）重要方针政策、重大机构设置、人事任免、总结计划报告、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知等适用“×××字〔年度〕第※号（当年顺序号）”；
c）重要会议纪要的发布适用于“×××纪〔年度〕第※号（当年顺序号）”。
注明：
i.公司下属单位发文参照公司发文编号，根据需要采用“制”、“字”、“纪”；
ii.部门发文编号部门代号为：综合管理部（ZH）；外联部（WL）；技术部（JS）；工程部（GC）；营销部（YX）；采购部（CG）；成本部（CB）；财务部（C
